Rundskriv nr. 9000 frá 1. februar 2001 um roknskaparreglugerðir

1. februar 2001Nr. 9000

Rundskriv um roknskaparreglugerðir

• 1. Inngangur
• 1.1 Góðkenning av roknskaparreglugerðini
• 1.2 Ábyrgdarøki
• 2 Roknskaparframløga/-góðkenning
• 2.1 Góðkenning av roknskapi
• 2.2 Innanvirkis roknskapargóðkenning
• 3 Umsiting av útreiðslum
• 3.1 Alment um útreiðslur
• 3.2 Góðkenning (gera avtalur)
• 4 Umsiting av inntøkum
• 4.1 Alment um inntøkur
• 4.2 Góðkenning av manuelt tilskrivaðum inntøkum o.t.
• 4.3 Innkrevjing
• 5 Umsiting av gjaldingum – kassi
• 5.1 Umsiting av peningastovns- og girokontum
• 5.2 Umsiting av køssum við reiðum peningi
• 5.3 Leysgeving í edv-útgjaldingarskipan
• 5.4 Edv-útgjaldingarkoyringar
• 5.5 Kassaeftirlit
• 6 Alment um bókhald
• 6.1 Ávísing
• 6.2 Roknskaparlig skráseting
• 6.3 Avstemman, eftirlit
• 6.4 Konteringarviðurskifti
• 7 Móttøka av posti og skráseting av virðisposti
• 8 Varðveitsla av roknskapartilfari
• 9 Fyrisiting av vørugoymslu og øðrum ognum
• 10 Edv-skipanir
• 10.1 Egnar edv-skipanir
• 10.2 Búskaparskipan landsins

 

 

Gildiskoma: Hetta rundskrivið kemur í gildi 6. februar 2001, og skal roknskaparreglugerðin verða góðkend í seinasta lagi 1. sept. 2001.

 

 

Fíggjarmálastýrið, 1. februar 2001

 

Karsten Hansen (sign.)

/ Petur Alberg Lamhauge

 

 

 

 

1. Inngangur

Hetta rundskriv verður sent út sambært § 5 í Ll. nr. 33 frá 23. mars 1994 "um landsins almenna roknskaparhald v.m.", (roknskaparlógin) og § 4, stk. 2 í kunngerð nr. 114 frá 22. august 1996 "um roknskaparverk landsins o.a." (roknskaparkunngerðin).

 

Sambært § 5 í roknskaparlógini skulu landsumsitingin, landsstovnar o.o. gera eina reglugerð fyri sínum roknskaparhaldi við ábyrgdar- og heimildarreglum samsvarandi teimum reglum, ið landsstýrið hevur ásett. Sambært § 4, stk. 2 í roknskaparkunngerðini áliggur tað leiðaranum á stovni, sum førir roknskap, at gera og dagføra reglugerðina og at ansa eftir, at hon verður hildin. Fíggjarmálastýrið skal senda út rundskriv við vegleiðing um, hvussu reglugerðin skal verða gjørd.

 

Størri frávik frá krøvunum í hesum rundskrivi kunnu bert verða gjørd, um stovnurin ístaðin kann skipa eina eins trygga mannagongd.

 

Við játtan á fíggjarlógini heimilar løgtingið løgmanni og landsstýrismonnum at halda útreiðslur og at hava inntøkur samsvarandi teimum fyritreytum, játtanin er givin eftir. Hesar útreiðslur og inntøkur skulu síðan verða skrásettar í landsroknskapinum sambært galdandi lógum og reglum. Løgmaður og landsstýrismenn hava fyrisitingarligu ábyrgdina av málsøkjunum, sum løgd eru til teirra, og hava tískil eisini ábyrgdina av, at roknskaparliga fyrisitingin fylgir galdandi lógum og reglum.

 

Vanliga letur løgmaður og landsstýrismaður ræðisrættin yvir játtanum til aðalstjóran, sum so aftur letur hann til stjórar/fulltrúar og aðrar leiðarar, sum hava dagligu ábyrgdina av teimum fyrisitingarligu eindunum, sum í Búskaparskipan landsins eru skrásettar við einum stovnsnummari. Hesi ábyrgdarfólk verða í roknskaparligum høpi nevnd "stovnsleiðarar", hóast tey hava onnur starvsheiti so sum aðalstjórar, stjórar, deildarstjórar, skúlastjórar, økisstjórar og deildarleiðarar.

 

Sambært § 9 í roknskaparkunngerðini hevur stovnsleiðarin ábyrgd mótvegis aðalstýrinum um mánaðarliga at góðkenna roknskapin, og í góðkenningini er m.a. álagt honum at hava eftirlit við, at tær ásettu mannagongdirnar verða hildnar.

 

Samanumtikið hevur stovnsleiðarin dagligu ábyrgdina av játtanar- og roknskaparviðurskiftunum á stovninum mótvegis landsstýrismanninum. Tí skulu aðalstýrini hava eitt fullfíggjað og dagført yvirlit yvir stovnsleiðarar, sum eisini skal verða latið gjaldstovuni. Á yvirlitinum skal standa, hvørjar játtanir/roknskaparøki (stovnsnummur) stovnsleiðararnir hava ábyrgdina av. Gjaldstovan skal ansa eftir, at tað er knýttur ein stovnsleiðari til øll stovnsnummur. Aðalstýrini hava ábyrgdina av, at økini/stovnarnir virka sambært góðkendum og dagførdum roknskaparreglugerðum. Somuleiðis hava aðalstýrini ábyrgd av, at fylgt verður við, at mánaðarroknskapir og ársroknskapurin verða góðkendir.

 

Roknskaparreglugerðin, við skipaðum ábyrgdar- og heimildarreglum, er ein sundurgreining av tí ræðisrætti, sum løgtingið hevur litið einum landsstýrismanni upp í hendi. Landsstýrismaðurin hevur skipað roknskaparøkið forsvarliga, tá ið allar roknskaparreglugerðir eru gjørdar og góðkendar, og tá ið eftirlit er við, at ásettu mannagongdirnar verða hildnar.

 

Stovnsleiðarin hevur skyldu at kunna starvsfólkini um innihaldið í roknskaparreglugerðini og alsamt at dagføra reglugerðina samsvarandi broytingum á stovninum, virkisøki stovnsins og yvirskipaðu fyrisetingunum annars. Stovnsleiðarin skal eisini tryggja, at tey, sum arbeiða á roknskaparøkinum, hava nøktandi fakligan førleika.

 

1.1 Góðkenning av roknskaparreglugerðini

Roknskaparreglugerðin, og munandi broytingar í henni, skulu verða góðkendar av aðalstýrinum.

 

Stovnsleiðarin skal lata Føroya Gjaldstovu og roknskapargrannskoðanini reglugerðina til kunningar.

 

1.2 Ábyrgdarøki

Stovnsleiðarin skal formliga skipa roknskaparreglugerðina innan karmarnar av hesum rundskrivi. Aðalmálið er skrivliga at greina allar arbeiðsuppgávur, so starvsfólkini vita, hvør ábyrgd er áløgd teimum, hvørjar heimildir tey hava, hvørjar arbeiðsuppgávur tey hava, og hvussu tær skulu verða loystar. Endamálið er, at mannagongdirnar á roknskaparøkinum skulu vera virknar og tryggar.

 

Ein týdningarmikil táttur í øllum ásetingunum er, hvussu ábyrgdarøkið og uppgávurnar verða umsitnar við atliti at Búskaparskipan landsins. Neyðugt er tí, at stýringin av atgongdini til skipanina verður umsitin formliga rætt.

 

2 Roknskaparframløga/-góðkenning

Ein skipað góðkenningarmannagongd er ein fyritreyt fyri, at landsstýrismaður kann røkja sínar fyrisitingarligu skyldur á roknskaparøkinum.

 

Játtanarroknskapir, sum verða útskrivaðir frá Búskaparskipan landsins, verða gjørdir mánaðarliga og fyri hvørt ískoytistíðarskeið. Játtanarroknskapurin fyri síðsta roknskaparliga ískoytistíðarskeiðið er samstundis ársroknskapurin, og skal hann verða sendur út til allar stovnar o.o. við fráboðan um, at tað er endaligi ársroknskapurin.

 

2.1 Góðkenning av roknskapi

Aðalstýrini og aðrir javnsettir myndugleikar skulu mótvegis Fíggjarmálastýrinum góðkenna játtanarroknskapirnar, ið viðvíkja teirra øki.

 

Góðkenningin fer fram við at dagfesta og átekna játtanarroknskapin.

 

Játtanarroknskapir skulu verða góðkendir av stovnsleiðaranum mótvegis aðalstýrinum ella øðrum javnsettum myndugleika.

 

At ein roknskapur er góðkendur, merkir, at kannað er:

 

·     at játtanin og møguligar eykajáttanir eru rætt skrásettar í FSL-játtanarroknskapinum (útskrift nr. Fgj 04-01-02),

·     at allar inntøkur og útreiðslur eru bókaðar,

·     at allar bókingar eru konteraðar rætt á standardroknskaparkontur sambært Kontuskipan landsins,

·     at allar inntøkur og útreiðslur eru bókaðar á rætt fíggjarár sambært § 13 í roknskaparkunngerðini,

·     at bókaðu lønarútreiðslurnar eru rættar og samsvara við lønarútgjaldingarnar í lønarskipanini,

·     at allar saldur á fíggjarstøðuni eru rætt tiknar við, her ímillum at allar peningastovnskontur, sum stovnurin hevur ræði á, eru skrásettar á fíggjarstøðuni og stemma við kontuavrit frá peningastovninum,

·     at ogn, skuld og nýtsla eru gjørd rætt upp,

·     at nýtslan er hóskandi í mun til virksemi stovnsins í farna tíðarskeiði,

·     at neyðug tiltøk eru sett í verk, um fyritreytirnar fyri játtanini eru broyttar, so at játtanin t.d. fer ikki at halda,

·     at samsvar er millum Búskaparskipan landsins og egnar búskaparskipanir,

·     at alt er stemmað av, so sum fyriskrivað er í roknskaparreglugerðini, og

·     at ásettu mannagongdirnar í roknskaparreglugerðini eru hildnar.

 

Harafturat skal verða kannað, at allar áognir, frammanundan goldnar og skyldugar upphæddir, veittar trygdir o.a. eru skrásettar í roknskapinum, so hann gevur eina rætta mynd av inntøkum og útreiðslum í fíggjarárinum og somuleiðis av ogn og skuld við fíggjarárslok.

 

Í átekningini skal verða kunnað um møgulig viðurskifti, sum ikki eru í lagi. Tá ið játtanarroknskapurin fyri síðsta roknskaparliga ískoytisskeiðið (ársroknskapurin) er góðkendur, skal gjaldstovan hava avrit av góðkenningarskrivinum.

 

2.2 Innanvirkis roknskapargóðkenning

Til tess at tryggja eina skipaða roknskapargóðkenning kann verða neyðugt, at stovnurin hevur eina innanvirkis góðkenningarmannagongd, sum eisini er lýst í roknskaparreglugerðini.

 

3 Umsiting av útreiðslum

 

3.1 Alment um útreiðslur

Roknskaparliga viðgerðin av útreiðslum er skipað í hesi lið:

 

 

 

Sambært § 16, stk. 2 í roknskaparkunngerðini skal skilnaður vera millum tey, sum skráseta, og tey, sum gjalda út. Punkteraða strikan lýsir henda skilnað.

 

3.2 Góðkenning (gera avtalur)

Rættarliga verður stovnurin bundin, tá ið hann ger eina bindandi avtalu, sum ber eina útreiðslu við sær. Tí kann tað fáa álvarsligar búskaparligar fylgjur, um stovnurin hevur ikki eina væl skipaða, eintýdda og einfalda góðkenningarmannagongd í sambandi við, at avtalur, sum bera við sær útreiðslur, verða gjørdar.

 

Í roknskaparreglugerðini skulu tey einstøku ábyrgdarøkini verða greinað sundur, so til ber at síggja, hvør ið kann gera (góðkenna) fíggjarliga bindandi avtalur, so sum:

 

Lønarútreiðslur:

 

·     seta fólk í starv/loysa fólk úr starvi, áseta lønarflokk, flyta í hægri lønarflokk, geva lønarískoyti o.t.,

·     áleggja yvirtíðararbeiði/ meirarbeiði og tænastuferðir,

·     góðkenna, at lønarútgjaldingarnar eru rættar í mun til: hvat ið gjørt er, og nær arbeitt er, frítíð, sjúku, avspáking og møguligar lønarfrádráttir. Hetta skal verða skipað við hóskandi tíðarskráseting.

 

Aðrar útreiðslur:

 

·     gera avtalur um/góðkenna vørukeyp, tilfar, tænastuveitingar, virðisbrøv og fastar ognir,

·     gera avtalur um/góðkenna leigusáttmálar,

·     gera avtalur um/góðkenna umvælingar, viðlíkahald og byggi- og løguarbeiði, rinda studning o.t.

 

Miðað verður eftir, at samsvar er millum kontuskipanina, og hvussu avtalumannagongdin er skipað, og at ásett verður, hvussu nógvar útreiðslur kunnu verða hildnar á ávísum økjum/kontum.

 

3.2.1 Uttanhýsis skjøl

 

Útreiðslur fyri vørukeyp og tænastuveitingar skulu verða skjalprógvaðar við rokning ella aðrari váttan frá útvegaranum. Tann, ið hevur gjørt avtaluna (góðkent), skal ansa eftir:

 

·     at latnu vørurnar/tænastuveitingarnar í nøgd, góðsku og prísi svara til tað, sum er avtalað, og at útreiðslan er rætt roknað.

 

Góðkenningin verður váttað við dagfesting og átekning á skjalið: "Góðkent: [navn]".

 

3.2.2 Innanhýsis skjøl

 

Stórur partur av almennu útreiðslunum verður avgreiddar við støði í innanhýsis skjølum. Til tess at tryggja, at øll týdningarmikil fyrilit verða havd í huga og hildin, er neyðugt, at stovnurin hevur allýst, hvørjar mannagongdir skulu verða fylgdar, og hvørji skjøl og hvørjar upplýsingar skulu vera til taks, til tess at ein útgjalding kann verða avgreitt á fullgóðan hátt.

 

Stuðul, studningur og onnur veiting til fólk og virki skal verða skrásett í eini reskontroskipan.

 

Í roknskaparreglugerðini skal stovnurin gera eitt yvirlit yvir tær útreiðslur, sum verða skrásettar við støði í innanhýsis skjølum. Her skulu eisini verða sett upp krøv um, hvørjar upplýsingar skulu vera við, og hvussu eftirlitið skal vera.

 

Góðkenningin verður váttað við dagfesting og átekning á skjalið: "Góðkent: [navn]".

 

4 Umsiting av inntøkum

 

4.1 Alment um inntøkur

Inntøkur fevna m.a. um sølu av vørum og tænastum, tilskriving av lógarásettum og øðrum gjøldum, debitorrøkt, her ímillum avskriving og innkrevjing.

 

Hevur stovnur inntøkur av at selja vørur og tænastur, skal í roknskaparreglugerðini verða greitt frá um heimildir, prísáseting, avsláttir og kredittir. Eisini skal verða greitt frá, hvussu skrásetingin er løgd til rættis, og hvussu prísásetingin verður gjørd, so til ber at kanna, um samsvar er ímillum vørukeyp, vørunýtslu og sølu.

 

Kredittsøla eigur bert at vera, tá ið tað er neyðugt til tess at røkja endamálið hjá stovninum. Er upphæddin minni enn 300 kr., eigur kredittsøla helst ikki at verða nýtt, og fyrilit eigur at verða tikið, so stovnurin verður ikki fyri tapi av hesum ávum.

 

Hevur ella umsitur stovnurin inntøkur, sum verða álíknaðar/tilskrivaðar sambært lóg e.t., skal í roknskaparreglugerðini verða greitt frá m.a.:

 

·     formliga grundarlagnum,

·     hvussu og nær inntøkurnar verða álíknaðar/tilskrivaðar og í hesum sambandi galdandi roknskaparmeginreglum,

·     hvørjar fyritreytir skulu verða loknar, áðrenn kravið verður tilskrivað,

·     hvørji skipað eftirlit eru í sambandi við uppgávuna, og hvør ið hevur ábyrgdina av henni.

 

4.2 Góðkenning av manuelt tilskrivaðum inntøkum o.t.

Inntøkur, sum stava frá sølu av vørum og tænastuveitingum, skulu verða skjalprógvaðar við rokningum, kvittanum o.t. til kundan. Hesi skjalprógv skulu vera í talrøð. Um til ber, skal keyparin vátta, at vørurnar, tænastuveitingarnar o.a., eru latnar.

 

Tann, sum selur, hevur ábyrgd av:

 

·     at eitt fullfíggjað, dagfest skjal verður gjørt, ið prógvar, at inntøkan er røtt,

·     at inntøkan verður konterað rætt,

·     at sølan er sambært galdandi ásetingum, og

·     um kredittsøla verður nýtt, at trygd so er fyri, at sølan er til ein veruligan persón.

 

4.3 Innkrevjing

Stovnurin skal hava eitt skipað eftirlit við skuldarakontum, og hann eigur at seta serlig innkrevjingartiltøk í verk, so møgulig tap verða avmarkað. Í roknskaparreglugerðini skal m.a. verða greitt frá:

 

·     hvørji skipað eftirlit eru við skuldarakontum,

·     áminningargongdini,

·     málsviðgerð av t.d. avtalupolitikki, mótrokning, advokathjálp,

·     hvussu krøv verða tryggjað, og á hvønn hátt málið verður regluliga fylgt, til tað er avgreitt,

·     fyritreytunum fyri avseting, avskriving o.ø., og hvussu hetta verður konterað,

·     og hvørjar kravdar frásagnir eru á økinum t.d. til aðalstýrið og møguliga onnur.

 

Er ivi um kravið, eigur stovnurin at avgreiða ivamálini uttan drál, so at innkrevjingin kann halda fram ella verða steðgað.

 

5 Umsiting av gjaldingum – kassi

"Kassin" hevur hesi ábyrgdarøki:

 

·     umsitur formlig viðurskifti, sum knýta seg til peningastovns- og girokontur,

·     avgreiðir kontantkassa,

·     gjaldloysir skrásettar útgjaldingar, sum verða gjørdar frá edv-útgjaldingarskipanum,

·     edv-útgjaldingarkoyringar.

 

Skilnaður skal vera ímillum starvsfólk, ið skráseta (bókhald), og tey, ið gjalda út (kassa). Ein annar neyðugur skilnaður er arbeiðsbýtið millum edv-umsiting og kassa; t.d. eru edv-gjaldkoyringar ábyrgd hjá kassanum – og ikki hjá edv-deildini.

 

Allar avgerðir: t.d. eftirkanningar, broytingar, flytingar, leysgevingar og edv-koyringar, skulu verða skjalprógvaðar við dagfesting og navni á tí, sum hevur loyst uppgávuna.

 

Er skeivt goldið út, skal uttan drál verða boðað frá til stovnsleiðaran. Tiltøk skulu beinanvegin verða sett í verk, so at peningurin straks kann verða goldin landskassanum aftur. Er kravið munandi, skal roknskapargrannskoðanin, gjaldstovan og aðalstýrið, sum varðir av stovninum, verða kunnað um viðurskiftini.

 

Stovnur skal ikki hava yvirskotsgjaldføri. Gjaldstovan hevur heimild at geva boð um, at yvirskotsgjaldføri skal verða flutt á serliga kontu.

 

Skrásetingar skulu ikki verða broyttar í útgjaldingarliðinum uttan eina væl greinaða mannagongd.

 

Bókhaldið skal, saman við kassanum, góðkenna allar útgjaldingar og hava eftirlit við óbrúktum gjaldsmiðlum so sum kekkum og girokortum.

 

5.1 Umsiting av peningastovns- og girokontum

Umframt gjaldingar, so hevur kassin um hendi:

 

·     at halda skil á ónýttum gjaldsáheitanum (saman við bókhaldinum),

·     at stovna/strika kontur í peningastovnum í samráð við stovnsleiðaran (sí eisini roknskaparkunngerðina § 3, stk. 6), og at ansa eftir, at tær verða skrásettar í búskaparskipanini sambært Kontuskipan landsins og teimum vegleiðingum, sum gjaldstovan ger,

·     at skriva út kekkar, girokort og aðrar gjaldsáheitanir,

·     at boða peningastovni/postgirostovuni frá, hvørji tey fólkini eru, sum í felag hava heimild at flyta pening av kontu hjá stovninum.

 

5.2 Umsiting av køssum við reiðum peningi

Bert útreiðslur, sum eru ikki hóskandi at avgreiða um Búskaparskipan landsins ella góðkenda útgjaldingarskipan sambært roknskaparkunngerðini § 4, stk. 5, eiga at verða goldnar úr kontantkassanum. Í roknskaparreglugerðini skal verða greitt frá, hvørji sløg av útgjaldingum fara um kontantkassan.

 

Kassameistarin skal ansa eftir:

 

·     dagliga at føra øll inn- og útgjøld í eina kassafrágreiðing ella kassaskipan og

·     beinanvegin at skráseta møguligar kassamunir. Aðalstýri stovnsins og roknskapargrannskoðanin skulu verða kunnað um munandi kassamunir. Vegleiðandi upphædd er meira enn 1.000 kr.,

·     at goldið verður bert út móti kvittan,

·     at útgjaldsáheitanin er undirskrivað av einum starvsfólki frá bókhaldinum og einum frá kassanum,

·     at kekkar, sum koma inn, verða beinanvegin krossaðir og áteknaðir við boðum um, hvørja kontu teir skulu setast inn á,

·     at kekkar og gjaldnotur verða ikki loyst út fyri starvsfólk,

·     at kassin verður ikki blandaður saman við peningi, sum er stovninum óviðkomandi, og

·     at talmerkt kvittan, sum skal vera í tvítaki, verður latin, tá ið goldið verður kontant.

 

5.3 Leysgeving í edv-útgjaldingarskipan

Tann, sum leysgevur gjaldingar, skal ansa eftir:

 

·     at ávísingin er ikki eitt avrit, og at hon er góðkend av heimildarpersóni,

·     at upphædd, móttakari, kontunummar, sum goldið verður til, samsvarar við tað, sum stendur á bókingarskjalinum.

 

Stovnar, ið hava sínar egnu útgjaldingarskipanir, skulu í roknskaparreglugerðini greiða frá, hvussu teir tryggja sær, at skilnaður er ímillum skrásetingina og leysgevingina, hvørji skipað eftirlit eru, og hvussu leysgevingin av gjaldingum fer fram.

 

5.4 Edv-útgjaldingarkoyringar

Tann, sum hevur ábyrgdina av at gera edv-útgjaldingarkoyringar, skal ansa eftir:

 

·     at útgjaldingarnar, so sum lønir o.t., eru rímiligar við atliti at upphædd og móttakara,

·     at óvanliga stórar útgjaldingar eru rættar, t.d. við at spyrja seg fyri hjá tí, sum hevur góðkent gjaldið, og

·     at útgjaldingarsamtalið er rímiligt í mun til, sum tað plagar at vera.

 

Mannagongdir skulu tryggja, at sama útgjald ikki verður goldið fleiri ferðir.

 

5.5 Kassaeftirlit

Vísandi til § 15, stk. 6 í roknskaparkunngerðini áliggur tað stovnsleiðaranum at gera ófráboðað kassaeftirlit til tess at vissa seg um, at virðini eru til staðar, og at kassavirksemið verður forsvarliga umsitið.

 

6 Alment um bókhald

 

6.1 Ávísing

Øll bókingarskjøl skulu verða ávíst til bókingar. Í ávísingarliðinum eru eftirlitsuppgávur, sum skulu verða gjørdar, áðrenn skjalið verður skrásett. Tað er ikki loyvt at ávísa til sín sjálvs.

 

Tann, ið ávísir, skal ansa eftir:

 

·     at tann, sum hevur góðkent útreiðsluna, hevur hildið seg innan fyri heimildirnar og fylgt ásettum mannagongdum,

·     at skjalið verður konterað við fullum konteringarstrongi og við greiðum bókingarteksti, at tað hevur rættar upphæddir og rætt tíðarskeið, og snýr tað seg um keyp og sølu: 1) at upprunaupplýsingarnar eru í lagi og 2) at innihaldið í t.d. vøru- og tænastuslagi, nøgd, góðsku og eindarprísi er rímiligt og ikki óvanligt,

·     at skjalið er dagfest, tá ið tað er skrivað út, og at eitt uttanhýsis skjal er dagfest við einum komudegi, ,

·     at eitt innanvirkis skjal er sett upp á einum góðkendum oyðublaði ella eftir einum góðkendum leisti,

·     at upphæddin er rímilig í mun til siðvenju ella tað veruliga innihaldið, sum er grundarlagið undir skrásetingini,

·     at einki sjónligt mistak er gjørt, at skjøl ella upplýsingar vanta ikki, og at innihaldið er ikki óvanligt ella órímiligt,

·     at roknskaparmeginreglurnar, sum ásettar eru í kapittul IV í roknskaparkunngerðini, í Kontuskipan landsins, í vegleiðingum frá gjaldstovuni ella møguliga á fíggjarlógini, verða fylgdar,

·     at kassin er stemmaður av, tá ið talan er um kassauppgerðir,

·     at skjalið er frumskjal. Í undantaksføri er tó loyvt at ávísa á avriti; men um so er, skal verða greitt frá á avritinum, hví frumskjalið ikki verður nýtt.

 

Bert ávíst skjøl kunnu verða skrásett.

 

6.2 Roknskaparlig skráseting

Meginreglurnar um dupult bókhald eru galdandi. Ein partur av bókhaldsarbeiðinum er at viðlíkahalda innanvirkis kontuskipanina, stemma av, rætta mistøk, hava eftirlit við og býta út roknskaparútskriftir. Harafturat skal bókhaldið umsita upprunadátur. Í roknskaparreglugerðini skulu hesar uppgávur verða skipaðar í serstøk ábyrgdarøki. Í summum førum kann verða neyðugt at vísa á skrivligar mannagongdir fyri tey ymsu økini.

 

Bókhaldið skal, saman við kassanum, góðkenna allar útgjaldingar og hava eftirlit við óbrúktum gjaldsmiðlum so sum kekkum og girokortum.

 

Skilnaður skal vera millum teirra, sum skráseta í bókhaldinum, og teirra, sum umsita kassan.

 

Áðrenn ein bókhaldari skrásetir/bókar eitt skjal, skal viðkomandi ansa eftir:

 

·     at skjalið er ávíst av einum, sum hevur heimild, og

·     at tað er eyðmerkt við einum eintýddum nummari.

 

Eru skeivleikar ella ivamál, verður skjalið við viðmerkingum latið aftur til tann, ið hevur ávíst.

 

Tá ið skjalið er skrásett, skal tað verða áteknað: "Skrásett".

 

6.3 Avstemman, eftirlit

Í roknskaparreglugerðini skal verða greinað, hvat stovnsleiðarin skal hyggja gjølla eftir, tá ið av verður stemmað, og hvussu uppgávurnar eru skipaðar í serstøk ábyrgdarøki. Mælt verður til at nýta kekklistar til avstemmanar- og eftirlitsarbeiðið.

 

6.4 Konteringarviðurskifti

Eitt grundleggjandi krav er, at stovnurin skal kontera sambært Kontuskipan landsins og eftir konteringarleiðbeiningini, ið hoyrir til.

 

Er tað ikki nøktandi, skal stovnurin gera serstaka innanhýsis konteringarleiðbeining fyri útreiðslu- og inntøkubólkarnar, sum hann umsitur, innan karmarnar av Kontuskipan landsins.

 

Innanhýsis kontuskipanin skal verða løgd soleiðis til rættis, at skrásetingarnar eru við til at skapa ta kunning, leiðsluni tørvar smb. § 7 í roknskaparkunngerðini. Innanvirkis kontur eru tær kontur, sum koma eftir tátt 8 í Kontuskipan landsins. Til kontuskipanina skal vera ein konteringarleiðbeining, sum viðger meginreglurnar um, hvussu teir ymisku tættirnir verða nýttir, og hvat ið bókað verður á konturnar.

 

Hevur stovnurin innanvirkis roknskap, skal framferðarhátturin verða nærri lýstur. Verður kostnaðarbýti gjørt ímillum stovnsnummur, skal tað t.d. verða gjørt við støði í einum býtislykli, sum er væl lýstur.

 

Stovnar, sum hava fingið serligt loyvi frá Fíggjarmálastýrinum at bóka í egnari búskaparskipan, og sum í fyrsta umfari ikki skráseta sambært Kontuskipan landsins, skulu skrivliga lýsa sína "egnu kontuskipan og konteringarleiðbeining", og hvussu umsetingin fer fram úr teirra kontuskipan til Kontuskipan landsins (kontubrúgv). Verður bert ein partur sendur víðari til Búskaparskipan landsins, skal verða greitt frá hesum skilnaði. Eisini skal verða greitt frá teimum edv-koyringum við ársenda o.t., sum skulu ikki verða bókaðar í Búskaparskipan landsins.

 

7 Móttøka av posti og skráseting av virðisposti

Í roknskaparreglugerðini skal verða greitt frá, hvørjar journalskipanarreglur eru galdandi fyri innkomnan og útfarandi post, hvussu virðispostur verður skrásettur, og hvørji tey eru, ið hava ábyrgd av hesum øki.

 

Tá ið postur verður latin upp, skal virðisposturin verða skrásettur og latin kassanum. Virðispostur er t.d. kekkar, virðisbrøv, giroávísingar og innskrivað brøv. Tey, ið lata postin upp, hava ábyrgdina av:

 

·     at virðispostur, bókingarskjøl o.t. verða merkt við móttøkustempli,

·     at skráseta komudag, virði, sendara o.a.,

·     at virðispostur bert verður flýggjaður kassanum móti kvittan.

 

Uppgávan skal verða skipað soleiðis, at tann, ið hevur ábyrgdina, situr saman við einum øðrum fólki.

 

8 Varðveitsla av roknskapartilfari

At varðveita roknskapartilfar fevnir bæði um at varðveita og at beina burtur tilfarið. Í kapittul IX í roknskaparkunngerðini eru ásetingar um, hvussu roknskapartilfar skal verða varðveitt. Roknskapartilfar er:

 

·     skrásetingar, her eisini transaktiónsslóð,

·     skjala- og annað próvtilfar,

·     mánaðarroknskapir, ársroknskapir, uppsetingar og ársfrágreiðingar og annað tílíkt, eisini frágreiðingar um bókhaldið, reglur og leiðbeiningar um kontering, kontuskipan (eisini innanvirkis),

·     frágreiðingar um skipanir, hjálparamboð og annað í sambandi við at nýta elektróniska dátuviðgerð og

·     annað neyðugt tilfar at skjalprógva rættleikan í roknskapartilfarinum.

 

Roknskapartilfarið skal verða goymt á stovninum í 5 ár frá tí, at roknskaparárið er endað. Skjøl, sum skjalprógva virði, skuld o.t., skulu verða varðveitt. Tí skulu hesi skjøl verða skipað fyri seg. Meginreglan er, at loyvi krevst frá Føroya Gjaldstovu at beina roknskaparskjøl burtur. Føroya Gjaldstova kann áseta eitt longri skifti enn 5 ár. Roknskapartilfarið skal verða varðveitt á tryggan hátt, so at til ber sjálvstøðugt at finna tilfarið og at skriva tað út í prentriti, her ímillum transaktións- og eftirlitsslóð. Hetta fevnir eisini um skrásetingar, sum eru fluttar elektróniskt. Roknskapartilfarið skal verða goymt, so tað er skjótt og lætt at finna aftur.

 

Stovnar, sum nýta elektróniskar miðlar, skulu í roknskaparreglugerðini greiða frá teimum fyriskipanum, sum veita trygd fyri:

 

·     at neyðug trygdaravrit verða tikin, og at tey verða goymd soleiðis, at tey verða ikki oyðiløgd, stolin e.a. saman við upprunatilfarinum,

·     at alt, sum er í upprunaliga roknskapartilfarinum, verður flutt á miðilin, og at eftirlit er við, at tað kann verða lisið, áðrenn beint verður fyri upprunatilfarinum (makulerað).

 

Stovnurin skal í roknskaparreglugerðini greiða frá:

 

·     hvussu goymda roknskapartilfarið er skipað: t.d. í bókingarskjøl, uppgerðir yvir avstemmanir, kontuskipan, vegleiðingar, og hvussu arkivini eru skipað í mun til t.d. lønar- og fíggjarstýringarskipan,

·     hvørji trygdarviðurskifti eru galdandi, og hvar á stovninum skjølini eru. Hvør ið hevur ábyrgdina av skjalagoymslunum, og hvussu trygd verður veitt fyri, at alt, sum er roknskapartilfar, verður goymt,

·     skjalanummarsekvensum, skipan við bektum o.t.,

·     hvussu roknskaparskjølini verða goymd, t.d. í ringbindum, og hvussu merkingin verður gjørd, og

·     hvussu avstemmanir verða skjalprógvaðar.

 

Roknskapartilfar, her ímillum framleiðsludátur og edv-forrit, skal verða goymt sambært reglum, ið eru ásettar av Føroya Landsskjalasavni og Skrásetingareftirlitinum.

 

9 Fyrisiting av vørugoymslu og øðrum ognum

Í § 19 í roknskaparkunngerðini eru ásetingar um fyrisiting av vørugoymslu. Tað áliggur stovninum at føra serstøk yvirlit yvir vørugoymslur, uttan so at goymslurnar mestsum ongan týdning hava. Í roknskaparreglugerðini skal verða ásett, hvussu og hvar skrásetingin skal fara fram, og hvørji tey eru, ið hava ábyrgdina av hesum øki.

 

Í § 20, stk. 1 í roknskaparkunngerðini eru ásetingar um fyrisiting av ognum, sum keyptar eru um løgu- ella útlánsjáttan, ella eru fluttar frá øðrum landsstovni. Við jøvnum millumbili skal eftirlit vera við, um virðini eru til, og um tey verða nýtt í rímiligan mun. Í roknskaparreglugerðini skal verða ásett, hvussu og hvar skrásetingin skal fara fram, og hvørji tey eru, ið hava ábyrgd av hesum øki.

 

Ognir, ið eru útvegaðar á løgujáttan, kunnu bert verða seldar, um heimild er til tess á fíggjarlógini.

 

Í § 20, stk. 2 í roknskaparkunngerðini eru ásetingar um fyrisiting av innbúgvi, maskinum, bókum og øðrum virðismiklum útbúnaði, ið keyptur er um rakstrarjáttan. Við jøvnum millumbili skal eftirlit vera við, um virðini eru til, og um tey verða nýtt í rímiligan mun. Í roknskaparreglugerðini skal verða ásett, hvussu og hvar skrásetingin skal fara fram, og hvørji tey eru, ið hava ábyrgd av hesum øki.

 

Ognaryvirlitini skulu verða gjørd við støði í roknskaparskjølum, eftir at tey eru skrásett í bókhaldinum.

 

Ognaryvirlitini skulu í minsta lagi fevna um hesar tættir: slag, marking, frágreiðing, útveganarvirði, livitíð, og hvar ognin er.

 

10 Edv-skipanir

Í roknskaparreglugerðini skal verða greitt frá, hvørjar partsskipanir stovnurin nýtir í Búskaparskipan landsins. Um stovnurin hevur egna búskaparskipan, skal verða greitt frá markamótinum við Búskaparskipan landsins, hvussu samskiftið fer fram, og hvat samskiftið fevnir um.

 

10.1 Egnar edv-skipanir

Um ein stovnur brúkar egnar edv-skipanir at loysa uppgávur innan roknskaparverkið, skal verða greitt frá, hvussu og hvar edv verður nýtt, og hvussu henda uppgáva er skipað.

 

Smb. § 4, stk. 5 í roknskaparkunngerðini skal Fíggjarmálastýrið geva stovnum loyvi at hava sína egnu búskaparskipan. Stovnar, ið hava sína egnu búskaparskipan, skulu í roknskaparreglugerðini vísa á hetta loyvið, og hvussu treytirnar fyri loyvinum eru uppfyltar.

 

Í roknskaparreglugerðini skal verða víst á viðkomandi skjøl (dømi: kervisfrágreiðing og brúkarahandbók), sum skjalfesta, hvussu edv-skipanin er bygd upp, og hvørjar funkur eru í henni. Harafturat skal verða víst á skjøl, sum lýsa, hvussu skipanin verður brúkt, hvørji eftirlit eru, og hvussu hon verður umsitin. Endamálið við hesi skjalfesting er, at tað skal bera til at fylgja dátum, sum verða edv-viðgjørdar. Tað skal eisini bera til at kanna, hvørjar upplýsingar verða fluttar inn í skipanina, týdningin av hesum upplýsingum, hvussu tær verða viðgjørdar, og hvørjum úttøkum viðgerðin endar við. Við støði í hesi skjalfesting skal bera til at síggja, hvussu transaktiónsslóðin er til staðar í hesum sambandi, hvussu skipanin roknar, skapar, skrásetir, kannar og goymir sjálvvirkandi skrásetingar; (dømi: útroknaðar upphæddir og dátuflutningar frá partsskipanum). Skjalfestingin skal fyrst og fremst veita trygd fyri, at edv-skipanin altíð er væl lýst, og at hon verður brúkt á rættan hátt.

 

Víst verður eisini á fyriskipanir í sambandi við trygdarriting, (sí meira um hetta í partinum um varðveitslu av roknskapartilfari).

 

Í roknskaparreglugerðini skal verða víst á skjalatilfar, ið sýnir tann tøkniliga bygnaðin av edv-skipanini. Her skal verða kunnað um, hvussu edv-koyringar verða framdar í verki, og um atgongdina til edv-útgerð, forrit og skráir.

 

Edv-skipanin skal veita trygd fyri, at tann, ið nýtir hana, bert skal hava atgongd til tær funkur, sum hann hevur fingið heimild at nýta fyri at kunna greiða sínar uppgávur. Á henda hátt skal skipanin tryggja, at skilnaður er ímillum teir brúkarar, sum eru góðkendir til ymiskar arbeiðsuppgávur (funkur).

 

Lagt kann verða afturat, at um eftirlit og góðkenning (dømi: leysgeving av útgjaldi) í einari edv-skipan verða avgreidd beinleiðis um ein telduskíggja, er neyðugt - til tess at tryggja eftirlitsslóðina - at marka skrásetingina við tí brúkara, ið hevur greitt eftirlitið.

 

Í roknskaparreglugerðini skal verða skrivað, hvørji starvsfólk hava í uppgávu: at menna kervið, forrita, flyta forrit í framleiðslu, umsita kervið og hava eftirlit við tí. Tað skal verða viðmerkt, at hesi starvsfólk kunnu hvørki røkja uppgávur í bókhaldi, kassa ella hava ábyrgdina av vørugoymslum o.ø.

 

10.2 Búskaparskipan landsins

Nýtir stovnurin Búskaparskipan landsins, skal verða greitt frá, hvørjar partsskipanir stovnurin so nýtir. Í hesum føri umsitur Føroya Gjaldstova ásetingarnar undir 10.1. Stovnurin skal fylgja brúkaraleiðbeiningunum og øðrum forskriftum fyri Búskaparskipan landsins, sum gjaldstovan ger.